Zásady ochrany osobních údajů

Tento dokument popisuje, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje při používání webu, nákupu zboží v e-shopu, odeslání poptávky ubytování, správě uživatelského účtu a při běžné komunikaci se správcem. Postupujeme podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).

(dále jen „správce”)

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na e‑mailu info@vinarstviehrlich.cz.

Osobní údaje zpracováváme vždy jen v rozsahu potřebném pro konkrétní účel:

• Poptávka a rezervace ubytování: jméno a příjmení, e-mail, telefon, termín pobytu, vybraná ubytovací jednotka, počet hostů, případná poznámka, fakturační údaje u firemní rezervace, stav rezervace a platební stav. Právním základem je jednání o smlouvě nebo plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
• Komunikace se zákazníkem: identifikační a kontaktní údaje, obsah zprávy a navazující komunikace. Právním základem je plnění smlouvy nebo oprávněný zájem správce na vyřízení dotazu podle čl. 6 odst. 1 písm. b) nebo f) GDPR.
• Uživatelský účet: e-mail, heslo uložené výhradně v zabezpečené podobě, jméno, kontaktní údaje, stav ověření e-mailu, propojené přihlašovací účty a údaje nutné pro správu účtu. Právním základem je plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
• Účetnictví a daňové povinnosti: údaje uvedené na daňových a účetních dokladech, platební informace a související evidence. Právním základem je splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
• Ochrana právních nároků a bezpečný provoz webu: údaje o rezervaci, komunikace, systémové záznamy, IP adresa, čas požadavku, informace o prohlížeči a záznamy o odeslání formulářů. Právním základem je oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
• Evidence ubytovaných osob: jméno a příjmení, datum narození, adresa místa přihlášení, státní občanství, druh a číslo průkazu totožnosti, u cizinců číslo cestovního dokladu, číslo víza a účel pobytu, den počátku a konce pobytu a údaj o osvobození od poplatku z pobytu. U ubytovaných cizinců je právním základem splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR — § 101 zákona č. 326/1999 Sb. (domovní kniha); je-li v obci zaveden místní poplatek z pobytu, rovněž § 3g zákona č. 565/1990 Sb. (evidenční kniha). U ostatních hostů zpracováváme tyto údaje na základě oprávněného zájmu správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, kterým je evidence osob ubytovaných v objektu a ochrana majetku a právních nároků. Kopie ani snímky dokladů totožnosti nepořizujeme.
• Záznamy odeslaných e-mailů: adresa příjemce, předmět, obsah zprávy a údaj o doručení. Uchováváme je jako doklad o tom, že jsme splnili informační povinnosti vůči zákazníkovi (například potvrzení objednávky, poučení o odstoupení nebo vyřízení reklamace), a abychom poznali, že se zpráva nedoručila. Právním základem je splnění právní povinnosti a oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. c) a f) GDPR.
• Marketingová sdělení: v současnosti nezasíláme žádná obchodní sdělení. Pokud je začneme zasílat, budeme Vás předem informovat a vyžádáme si Váš souhlas tam, kde jej zákon vyžaduje.

E-shop je v současnosti vypnutý. Nabídka vín může být na webu zobrazena jako katalog, ale web nepřijímá nové objednávky, nové online platby ani nové údaje pro doručení zboží.

Je-li rezervace vytvořena přes externí rezervační platformu (například Booking.com nebo e-Chalupy), získáváme údaje o rezervaci od této platformy, nikoli přímo od Vás. Jde o jméno hosta a termín pobytu; zpracováváme je ke stejným účelům a po stejnou dobu jako rezervace přijaté přes náš web. Podmínky zpracování na straně platformy se řídí zásadami dané platformy.

Poskytnutí údajů pro poptávku ubytování, rezervaci, uživatelský účet nebo vyřízení dotazu je dobrovolné. Bez nezbytných kontaktních a rezervačních údajů ale nemůžeme poptávku ubytování přijmout, rezervaci potvrdit ani odpovědět na Váš dotaz.

Poskytnutí údajů pro objednávku zboží je smluvním požadavkem. Bez doručovací adresy, kontaktních údajů a potvrzení věku nemůžeme objednávku přijmout ani zboží doručit.

• Údaje k poptávkám a rezervacím uchováváme po dobu trvání rezervace a následně po dobu potřebnou k ochraně právních nároků, zpravidla nejdéle 4 roky od ukončení pobytu nebo zrušení rezervace.
• Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 10 let.
• Uživatelský účet uchováváme po dobu jeho existence. Po zrušení účtu ponecháme jen údaje, které musíme uchovat z právních důvodů nebo pro ochranu právních nároků.
• Technické a bezpečnostní záznamy uchováváme po nezbytnou dobu, zpravidla nejdéle 12 měsíců, pokud konkrétní bezpečnostní incident nevyžaduje delší uchování.
• Údaje k objednávkám v e-shopu, včetně reklamační komunikace, fotografií přiložených k reklamaci a údajů k odstoupení od smlouvy, uchováváme po dobu potřebnou k vyřízení objednávky a následně po dobu běhu zákonných lhůt pro uplatnění práv z vadného plnění a pro ochranu právních nároků, zpravidla nejdéle 4 roky od doručení zboží. Účetní a daňové doklady se řídí odrážkou výše.
• Evidenční knihu ubytovaných osob a domovní knihu uchováváme 6 let od provedení posledního zápisu (§ 3g odst. 3 zákona č. 565/1990 Sb. a § 101 zákona č. 326/1999 Sb.).
• Záznamy odeslaných e-mailů uchováváme po stejnou dobu jako údaje k objednávce nebo rezervaci, ke které se vztahují.
• Údaje zpracovávané na základě souhlasu uchováváme do odvolání souhlasu nebo do splnění účelu, pro který byl souhlas udělen.

K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které je potřebují pro zajištění provozu webu, rezervací, komunikace a zákonných povinností. Podle konkrétní situace mohou být údaje předány zejména těmto kategoriím příjemců:

• poskytovatel hostingu, databáze, správy webu, technické podpory a zabezpečení,
• poskytovatel úložiště pro nahrané soubory (fotografie a dokumenty),
• poskytovatel e-mailových služeb a služeb pro doručování systémových e-mailů,
• účetní, daňový poradce, poskytovatel účetního systému nebo fakturačních služeb,
• banka nebo poskytovatel platebních služeb při zpracování plateb,
• externí rezervační platformy a kalendářové služby, pokud je rezervace vytvořena nebo synchronizována přes takovou platformu,
• obec při správě poplatku z pobytu a Policie České republiky u domovní knihy vedené pro ubytované cizince, a to v rozsahu, který ukládá zákon,
• orgány veřejné moci, pokud to ukládá právní předpis.

Web používá nezbytné cookies a obdobné technologie pro zabezpečení, přihlášení, věkové ověření, zachování relace, základní funkce webu a ochranu proti zneužití. Tyto technologie jsou nezbytné pro fungování webu a nevyžadují souhlas. Patří sem zejména přihlašovací cookie a cookieis_adult, která si pamatuje potvrzení věku 18+, abychom se na něj neptali při každé návštěvě. Tato cookie se ukládá na dobu jednoho roku.

Rezervační formulář, nákupní košík a pokladna mohou dočasně ukládat rozepsaná data v úložišti Vašeho prohlížeče, aby se při obnovení stránky neztratila. Tato data jsou uložena pouze ve Vašem zařízení a po odeslání nebo vymazání formuláře se odstraní. Souhlas s obchodními podmínkami a potvrzení věku se do úložiště záměrně neukládají a zaškrtnete je vždy znovu.

Při přihlášení přes Google nebo Seznam.cz získáme od zvoleného poskytovatele pouze údaje potřebné k vytvoření nebo ověření účtu, typicky e-mail, jméno, identifikátor účtu a stav ověření e-mailu. Použití těchto poskytovatelů je dobrovolné.

Analytické, reklamní nebo jiné volitelné cookies použijeme pouze tehdy, pokud k tomu máme platný právní základ, zejména Váš souhlas.

Osobní údaje primárně zpracováváme v Evropské unii. Pokud by některý poskytovatel služeb zpracovával údaje mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, zajistíme odpovídající záruky podle GDPR, zejména rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky.

Při zpracování osobních údajů neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování s právními nebo obdobně významnými účinky.

Máte právo na přístup k osobním údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním. Své požadavky směřujte na e‑mail: info@vinarstviehrlich.cz.

Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.